Regolamento temporaneo Sede di Forlì - Emergenza COVID 19

Il Regolamento temporaneo della Sala studio di Forlì emesso al fine di contrastare il rischio di diffusione del virus Covid-19 a tutela dei dipendenti, dell’utenza e del materiale archivistico e bibliografico conservato dall’Istituto, è valido dal 25 maggio 2020 per l’intero periodo di emergenza sanitaria e sino a nuove disposizioni di questo Istituto. Il Regolamento di sala attualmente in vigore resta valido per tutto ciò che qui non è stato esplicitamente contemplato.

L’utente che accede all’Archivio NON deve essere sottoposto alla misura della quarantena obbligatoria o della quarantena/isolamento fiduciario; NON deve presentare sintomi quali febbre (maggiore 37,5 °C), mal di gola, tosse, difficoltà respiratoria, perdita dell’olfatto e del gusto, diarrea, dolori articolari e muscolari diffusi o altri sintomi riconducibili a COVID-19; NON deve trovarsi in una condizione di pericolo per la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro, come provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti. Le persone già risultate positive all’infezione COVID-19, devono essersi negativizzate secondo le modalità previste dal Dipartimento di prevenzione territoriale di competenza.

L’utente s’impegna a rispettare le norme indicate dal presente regolamento, a mantenere sempre il distanziamento interpersonale, a munirsi di propri dispositivi di protezione individuale - DPI (mascherina e guanti monouso nuovi in materiale plastico), a disinfettare correttamente le mani con il disinfettante messo a disposizione e a seguire ogni altra indicazione fornita dal personale dell’Archivio.

Il personale di sala è autorizzato ad allontanare chiunque non rispetti le norme di sicurezza.

1 - Modalità generali di accesso

  1. L’accesso è subordinato alla prenotazione da effettuarsi secondo le modalità specificate al paragrafo successivo;
  2. l’utente deve presentarsi da solo;
  3. l’utente deve rispettare rigorosamente l’orario d’ingresso concordato all’atto della prenotazione, così da evitare l’incontro con altri utenti;
  4. l’utente deve avere con sé DPI personali integri e puliti (mascherina e guanti monouso nuovi in materiale plastico);
  5. la mascherina va indossata per tutto il tempo di permanenza all’interno dell’Istituto;
  6. all’ingresso dell’Istituto l’utente deve eliminare eventuali guanti già indossati;
  7. prima di accedere alla sala studio l’utente deve disinfettare le mani utilizzando il disinfettante a disposizione e deve asciugarsi con una salvietta di carta monouso per eliminare i residui di disinfettante;
  8. prima di prendere posto in sala studio l’utente deve indossare un paio di guanti propri in materiale plastico monouso nuovi, integri e puliti;
  9. gli armadietti non sono utilizzabili; l’utente deve portare i propri effetti personali con sé in sala studio e collocarli dove indicato dal personale di sala;
  10. l’utente deve essere munito di penna e di fogli personali (non sarà possibile prestare penne o altro materiale per scrivere);
  11. il personale di sala si occupa di registrare l’utente sul registro presenze e di compilare la modulistica necessaria (domanda di sala, dichiarazione di riproduzione con mezzi propri, ecc.), qualora non sia stata preventivamente compilata dall’utente e già inviata per email; l’utente apporrà solo la firma dove necessario. I dati relativi al documento di riconoscimento personale, necessari per la compilazione della domanda di accesso alla sala, saranno dettati dall’utente al personale durante la compilazione del modulo;
  12. sono esclusi dalla consultazione da parte dell’utente gli strumenti di corredo della sala di studio (elenchi, inventari, rubriche, comprese le rubriche dei Ruoli matricolari e delle Pratiche di cemento armato) che saranno consultati SOLO dal personale di sala;
  13. l’utente deve occupare esclusivamente il posto assegnato dal personale;
  14. il materiale prenotato è messo a disposizione dell’utente al momento della consultazione e un pezzo alla volta;
  15. il servizio fotocopie e scansioni digitali è sospeso;
  16. è ammessa la fotoriproduzione con mezzi propri in base alle modalità previste dalla normativa in vigore (quando possibile, la documentazione può essere manipolata e predisposta per la riproduzione dal personale di sala, evitando il contatto fra utente e documenti, sempre nel rispetto del distanziamento interpersonale);
  17. al termine della consultazione, l’utente, dopo aver correttamente ricondizionato il pezzo, lo inserisce nell’apposita busta di contenimento consegnata dal personale, seguendo le istruzioni date. I pezzi restituiti NON possono essere richiesti per tutto il tempo della decontaminazione (10 giorni). Nel caso in cui lo studioso non abbia terminato la consultazione, il pezzo può essere tenuto in deposito a suo nome al termine dei 10 giorni di decontaminazione;
  18. la consultazione dei libri della biblioteca avviene con la stessa modalità osservata per i documenti d’archivio;
  19. l’utente che ha necessità di uscire dalla sala di studio durante il turno di consultazione, al rientro in sala deve disinfettarsi nuovamente le mani e asciugarsi con carta monouso;
  20. l’’utente deve lasciare l’Istituto entro lo scadere della fascia oraria da lui prenotata, seguendo le indicazioni per l’uscita date dal personale di sala;
  21. l’utente può disinfettare nuovamente le mani con il disinfettante messo a disposizione ed eliminare eventualmente nell’apposito cestino i guanti indossati durante la sessione di consultazione.

2 - Modalità particolari di accesso

2.1 - Accesso

Gli utenti sono ammessi alla sala di studio SOLO SU PRENOTAZIONE.

La prenotazione può essere effettuata in uno dei seguenti modi:

- compilando l'apposito modulo e inviandolo poi per mail ad as-fc.salastudio@beniculturali.it, indicando come oggetto “Emergenza COVID 19 - Prenotazione accesso sala studio Forlì”;

2 – inviando direttamente una mail ad as-fc.salastudio@beniculturali.it indicando come oggetto “Emergenza COVID 19 - Prenotazione accesso sala studio Forlì”, riportando tutti i seguenti dati:

  • nome e cognome;
  • il motivo e l’argomento della ricerca;
  • archivio/fondo che s’intende consultare;
  • i pezzi che si vogliono consultare (qualora se ne conosca la corretta segnatura archivistica), per un massimo di 2 pratiche per utenti NON DI STUDIO o di 3 pezzi per utenti DI STUDIO;
  • un’indicazione di preferenza per giorno e orario;
  • un recapito telefonico (indispensabile per essere ricontattati per chiarimenti e/o per conferma);
  • in calce alla richiesta deve essere obbligatoriamente riportata la seguente dichiarazione in modo testuale: “Il sottoscritto dichiara di NON essere sottoposto alla misura della quarantena obbligatoria o della quarantena/isolamento fiduciario; di essere a conoscenza dell’obbligo, ai sensi della normativa vigente, di rimanere presso il proprio domicilio in presenza di febbre maggiore di 37.5° e di altri sintomi influenzali (mal di gola, tosse, difficoltà respiratoria, perdita dell’olfatto e del gusto, diarrea, dolori articolari e muscolari diffusi) riconducibili a COVID-19; di NON trovarsi in una condizione di pericolo per la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro, come provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti; e se è risultato positivo all’infezione COVID-19, di essersi negativizzato secondo le modalità previste rilasciata dal Dipartimento di prevenzione territoriale di competenza.” 

L’utente può richiedere una consulenza archivistica per email e/o telefonica (0543.31217) ai funzionari archivisti e al personale di sala per circoscrivere la propria ricerca.

Il personale effettua una ricerca preventiva e una verifica della documentazione presente, dandone riscontro al richiedente.

Qualora l’utente fosse interessato alla consultazione diretta, è confermata la prenotazione tramite mail in giorno e orario concordati.

In caso di rinuncia, il richiedente deve informare tempestivamente l’Archivio.

Le ricerche catastali sono al momento sospese, se non in caso di particolari ricerche mirate, puntuali e circostanziate concordate con il personale di sala.

Il Responsabile di sala studio può riservarsi di dare priorità ad alcune ricerche rispetto ad altre, valutandone l’urgenza e la motivazione.

2.2. – Giorni e orari

Lunedì ore 9.00 – 17.00

  • ricerche NON DI STUDIO (pratiche edilizie del Comune di Forlì, pratiche di cemento armato, consultazione titoli di conservatoria, ecc.);
  • può essere presente in sala 1 (uno) unico utente, nel rispetto delle norme di distanziamento interpersonale e dei protocolli di sicurezza, con cadenza oraria:
    9.00-10.00; 10.15-11.15; 11.30-12.30; 13.30-14.30: 14.45-15.45; 16.00-17.00;
  • ogni utente può consultare un massimo di 2 pratiche;
  • il turno di consultazione ha la durata di 1 ora.

Mercoledì ore 8.45 – 17.00

  • ricerche DI STUDIO;
  • possono essere presenti 2 (due) utenti contemporaneamente, per due ricerche distinte, nel rispetto delle norme di distanziamento interpersonale e dei protocolli di sicurezza; l’accesso sarà gestito a orari alterni:
    • Posto A: 8.45-10.45; 11.00-13.00; 14.30-16.30;
    • Posto B: 9.15-11.15; 11.30-13.30; 15.00-17.00;
    • ogni utente può consultare un massimo di 3 pezzi;
    • il turno di consultazione ha la durata di 2 ore.

Nel caso in cui una fascia oraria risultasse libera e l’utente che occupa la fascia oraria antecedente avesse necessità di continuare la consultazione dei pezzi ricevuti, può fare richiesta sul momento di prolungare la permanenza in sala studio anche per il turno successivo; non possono però essere richiesti in consultazione ulteriori pezzi.

2.3 – Riproduzione di documenti

È momentaneamente sospeso il servizio di fotocopie e scansioni digitali.

Resta attivo il servizio interno di fotoriproduzione con fotocamera digitale su prenotazione, nei tempi di realizzazione che saranno comunicati al momento della richiesta. La riproduzione potrà essere effettuata non prima dello scadere del termine dei 10 gg. di decontaminazione a cui è sottoposto il materiale archivistico. Il pagamento può essere effettuato esclusivamente tramite bollettino di conto corrente postale (n. 5470 intestato alla Tesoreria Provinciale dello Stato di Forlì - causale obbligatoria: A.S. Forlì, versamento diritti di fotoriproduzione, capo XXIX, cap. 2584, art. 3), per evitare scambio di denaro, e prima del ritiro delle riproduzioni, che sarà possibile solo mostrando al personale addetto l’attestazione di avvenuto pagamento.

È concessa la fotoriproduzione con mezzi propri in base alle modalità previste dalla normativa in vigore.